Contar com o apoio de um checklist na gestão de facilities pode ser crucial para garantir o pleno funcionamento de qualquer ambiente, especialmente quando há a atuação de equipes terceirizadas. Afinal, a organização é a chave do sucesso para qualquer negócio. 

Em linhas gerais, o checklist nada mais é do que uma lista de itens, processos e ações que devem ser observadas e realizadas ao longo do dia, evitando que algo seja esquecido. 

Ainda que em um primeiro momento pareça desnecessário, esse tipo de organização ajuda a criar uma rotina e a gerenciar melhor todas as tarefas do dia a dia, facilitando, inclusive, a identificação de problemas de forma preventiva e muito mais eficiente.

Sistema de Gestão de Facilities

A gestão de facilities é uma área interdisciplinar, que abrange práticas que passam por toda a organização. Os serviços que são desempenhados pelas empresas de facilities estão relacionados à segurança, manutenção, infraestrutura e outros segmentos.

O Grupo Conservo é especialista na gestão de facilities. Contamos com diversas ferramentas e profissionais preparados que agilizam a qualidade do serviço prestado.

Como usar o checklist na gestão de facilities 

Você deve ter percebido que ter um checklist na gestão de facilities pode mudar completamente a rotina e a produtividade da área. Isso porque, o documento permite visualizar todo o processo e definir as atividades, responsabilidades e frequência.

Assim, uma boa forma de organizar seu checklist é, justamente, listando tudo que deve ser verificado ao longo do dia: serviços, equipamentos, máquinas, banheiros, pessoas, entre outros, bem como a frequência e justificativa.

Com isso em mãos, é possível definir responsáveis e ações. Além disso, é importante treinar todos os colaboradores responsáveis para garantir que os processos estejam claros e que sejam realizados.

Modelos de checklist para a gestão de facilities

O setor de facilties é responsável por diferentes serviços, que visam garantir a saúde, segurança e o bom funcionamento do ambiente, seja ele empresarial, comercial ou residencial. Assim, o uso de um checklist na gestão de facilities pode ser crucial para que tudo saia conforme o planejado.

Todavia, ainda que seja necessária uma visão macro, é importante também separar as atividades por áreas, como, por exemplo, manutenção, limpeza, segurança, entre outras. 

Isso facilita a gestão e o acompanhamento por parte da equipe. Afinal, cada um saberá exatamente o que está fazendo e, principalmente, tudo o que a sua área precisa entregar até o fim do dia. 

Confira abaixo alguns modelos que podem ser utilizados nas principais frentes de atuação de facilities.

Limpeza

Independentemente da equipe de limpeza ser terceirizada ou não, a equipe de facilities é a responsável pelo desempenho do trabalho de acordo com as diretrizes da empresa/condomínio.

Vale lembrar que, neste caso, o checklist tem como objetivo maior orientar as rotinas e todos os procedimentos que devem ser realizados em cada ambiente: limpeza dos pisos, das portas e mesas, retirada do lixo, limpeza de vaso sanitário e pia, fornecimento de papel toalha e papel higiênico, entre outros.

Segurança

A segurança do patrimônio, moradores, colaboradores e pessoas de um modo geral também está no escopo de atuação da área de facilities. Por isso, um bom checklist contempla detalhes como ronda de segurança (interna e externa), checagem e testes nas travas, circuitos internos, alarmes, câmeras e cercas elétricas, entre outros.

O controle de fluxo de pessoas, bem como portões, portas e janelas, também precisa ser considerado, assim como a documentação de todas as atividades diárias. Além de conferir mais transparência e organização a todo o processo, o documento servirá, também, para consulta em caso de sinistro e incidentes não programados. 

É importante, ainda, ter um manual de procedimento padrão em caso de acidentes e emergências.

Manutenção industrial ou predial

Com muito mais especificidades do que os itens anteriores, o checklist da área de manutenção deve contemplar ações preventivas, como avaliações e testes de funcionamento, com o objetivo de evitar acidentes, problemas e imprevistos que levem a paradas não programadas.

Neste sentido, uma boa forma de criar uma lista eficiente é com o apoio do manual do fabricante. Assim, entre os itens comuns a serem inspecionados, podemos, por exemplo, incluir:

  • Alinhamento de peças e componentes;
  • Lubrificação;
  • Aquecimento fora do normal;
  • Checagem de portões e funcionamento de equipamentos de temperatura, entre outros.

A importância de um checklist na gestão de facilities é inegável, especialmente em situações onde a terceirização de serviços é uma realidade. Agora que você já sabe como criar o documento, que tal aproveitar para conhecer um pouco mais sobre o Grupo Conservo? Visite o nosso site e conheça mais sobre os nossos serviços.